Nowe zasady prowadzenia PKPiR od 2026 roku – co zmienia się dla przedsiębiorców?

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe przepisy regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Zmiany są ściśle powiązane z postępującą cyfryzacją rozliczeń podatkowych, w tym z obowiązkiem elektronicznego przekazywania danych w strukturze JPK oraz funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Poniżej wyjaśniamy, co się zmieniło w PKPiR od 2026 roku, na co trzeba zwrócić uwagę oraz jakie konsekwencje nowe regulacje mają dla przedsiębiorców.

PKPiR od 2026 roku tylko w formie elektronicznej

Od 2026 roku podatnicy zobowiązani do prowadzenia PKPiR muszą korzystać z systemów informatycznych i prowadzić księgę wyłącznie w formie elektronicznej.

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek:

• prowadzenia PKPiR przy użyciu programów komputerowych
• przekazywania księgi elektronicznie do urzędu skarbowego
• stosowania struktury logicznej zgodnej z JPK_PKPiR

W praktyce oznacza to całkowite odejście od ręcznego prowadzenia ksiąg i pełne przejście na systemy księgowe kompatybilne z JPK.

Terminy pierwszego obowiązkowego przesłania PKPiR

• za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r. – dla podatników wysyłających miesięczny JPK_V7
• za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 r. – dla pozostałych podatników

Zmiana ta jest częścią szerszego procesu cyfryzacji systemu podatkowego, który obejmuje także JPK dla ksiąg rachunkowych.

Likwidacja części uproszczeń w prowadzeniu PKPiR

Nowe przepisy likwidują część wcześniejszych preferencji i wyjątków dotyczących prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Brak uproszczonej wersji księgi

Nie ma już możliwości prowadzenia uproszczonej PKPiR, z której korzystali m.in. rolnicy osiągający niewielkie przychody.

Brak zwolnienia z prowadzenia PKPiR

Nie można już uzyskać zwolnienia z prowadzenia księgi ze względu na szczególne okoliczności, takie jak wiek, stan zdrowia czy skala działalności.

Wyjątkiem są zwolnienia przyznane przed 31 grudnia 2025 r. – zachowują one ważność przez okres, na jaki zostały udzielone.

Przechowywanie dokumentów księgowych

Nowe przepisy nie regulują już szczegółowo miejsca przechowywania księgi i dokumentów księgowych.

Obowiązuje ogólna zasada wynikająca z Ordynacji podatkowej – dokumenty należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Nie ma także obowiązku prowadzenia księgowości w każdym zakładzie w przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych.

Nowe zasady dokumentowania operacji księgowych

Koniec dziennych zbiorczych zestawień faktur

Od 2026 r. nie można ujmować sprzedaży na podstawie zbiorczych dziennych zestawień faktur. Każda faktura powinna być możliwa do jednoznacznej identyfikacji w strukturze JPK.

Organy podatkowe będą analizować dane na poziomie pojedynczych dokumentów sprzedaży.

Dowody wewnętrzne – ograniczenie stosowania

Nie można już dokumentować dowodem wewnętrznym zakupu materiałów pomocniczych w handlu detalicznym. Konieczne będzie posiadanie faktury.

Dowody wewnętrzne można nadal stosować w określonych przypadkach, pod warunkiem że zawierają wymagane dane:

• datę wystawienia
• opis zdarzenia gospodarczego
• wartość operacji
• podpis osoby sporządzającej

Obowiązkowy numer KSeF w PKPiR

Jeżeli faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur, w księdze należy wskazać jej numer identyfikacyjny nadany w systemie.

Brak prawidłowego numeru może powodować rozbieżności pomiędzy PKPiR a danymi widocznymi w systemach administracji skarbowej.

Nowe kolumny w PKPiR

Wzór księgi został zmodyfikowany i zawiera nowe kolumny:

• numer identyfikacyjny faktury z KSeF
• identyfikator podatkowy kontrahenta

Zmiany te przygotowują system księgowy do automatycznej analizy danych przez administrację skarbową w ramach JPK_PKPiR.

Ujednolicony moment ujmowania przychodów

Przychody należy ująć w księdze najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania.

Dotyczy to przychodów wynikających z:

• faktur sprzedaży
• raportów fiskalnych
• ewidencji sprzedaży

Zmiana ta eliminuje wcześniejsze wątpliwości interpretacyjne.

Ewidencja sprzedaży – nowe zasady

Podatnicy prowadzący PKPiR muszą prowadzić ewidencję sprzedaży dotyczącą przychodów nieudokumentowanych fakturą.

Zapisy w ewidencji należy wykonywać:

• codziennie po zakończeniu dnia
• najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia

Obowiązek ten nie dotyczy podatników prowadzących sprzedaż wyłącznie przy użyciu kas fiskalnych.

Spis z natury – uproszczenie formalne

Zmiany obejmują również remanent. Spis z natury musi zawierać podpis właściciela lub wspólników.

Do księgi wpisuje się jedynie łączną wartość spisu, bez konieczności rozbijania jej na poszczególne składniki w treści księgi.

Co zmiany w PKPiR oznaczają dla przedsiębiorców

W 2026 roku PKPiR staje się elementem systemu cyfrowej kontroli podatkowej. Administracja skarbowa otrzyma dostęp do szczegółowych danych w ustrukturyzowanej formie.

Urzędy będą mogły:

• porównywać PKPiR z JPK_V7
• weryfikować numery KSeF
• analizować dane na poziomie pojedynczych faktur

W praktyce oznacza to konieczność korzystania z aktualnego oprogramowania księgowego oraz szczególną dbałość o poprawność danych technicznych takich jak NIP, daty czy numery faktur.

Podsumowanie zmian w PKPiR od 2026 roku

Zmiany w PKPiR od 2026 roku nie oznaczają rewolucji w samych zasadach podatkowych, ale wprowadzają pełną cyfryzację księgowości podatkowej.

Najważniejsze kierunki zmian to:

• obowiązkowa elektroniczna forma PKPiR
• integracja z systemem JPK
• obowiązek wykazywania numeru KSeF
• likwidacja części uproszczeń
• większa transparentność danych księgowych

Dla przedsiębiorców oznacza to jedno – księgowość musi być prowadzona systemowo, dokładnie i w pełnej zgodności z aktualnymi strukturami JPK.